Zaakgericht archiveren in de praktijk

Binnen de overheid is zaakgericht werken dé methode om de vele informatiestromen en processen digitaal te organiseren. Doordat veel gemeente nog werken op een traditionele manier voldoen zij niet meer aan de hedendaagse standaarden op het gebied van dienstverlening, efficiënte bedrijfsvoering en hebben ze vaak niet de regie over het informatiebeleid richting externen. Het gevolg is dat gemeente graag willen innoveren. Maar in één keer de hele organisatie van papier naar volledig digitaal zaakgericht werken laten transformeren is vaak een té grote stap. Een geleidelijke overgang is dan de ideale oplossing. Met als eerste stap: zaakgericht archiveren.  

Hoe werkt zaakgericht archiveren?

Het doel van zaakgericht archiveren is het helpen van behandelaars bij het overzichtelijk maken, en compleet houden van een digitaal dossier. Dit proces begint al direct bij het starten van een zaak en wordt de gehele zaak bijgehouden. Na afsluiting krijgen de documenten en het dossier automatisch de juiste metadata mee. Ook is het mogelijk om direct de juiste bewaartermijn in te stellen.

Hoe weet je dat zaakgericht archiveren goed past bij jouw organisatie?

Vaak worden veel verschillende informatiestromen die aan een zaak gerelateerd zijn op diverse plaatsen aangemaakt en bewaard, zowel fysiek als digitaal. Hierdoor is er aan het eind van een zaak geen overzichtelijk en compleet digitaal dossier. Vaak zijn de volgende punten kenmerkend voor een organisatie die toe is aan zaakgericht archiveren:

  1. Fysieke documenten spelen de hoofdrol
  2. Er is weinig overzicht
  3. Overstappen naar een zaaksysteem is een te grote stap

Zaakgericht archiveren is voor veel organisaties de ideale stap op te beginnen met digitaliseren. Meer weten over zaakgericht archiveren? Lees hier het volledige artikel met praktijkvoorbeeld van de gemeente Landgraaf.

Bron: Eburg.nl